Outsourcing księgowości

Outsourcing księgowości to ogół czynności, polegających na tym, że jedna strona drugiej stronie zleca poprawne i zgodne z obowiązującym prawem, prowadzenie ksiąg rachunkowych. Zdecydowanie najczęściej księgi te prowadzi wybrana firma zewnętrzna. W przypadku outsourcingu należy stosować zasadę ograniczonego zaufania – podmiot prowadzący rachunkowe księgi powinien być w odpowiedni sposób sprawdzany i kontrolowany. Outsourcing księgowości opiera się nie tylko na ustaleniach stron. Przede wszystkim regulowany jest on odpowiednimi przepisami zarówno prawa krajowego, jak i tego międzynarodowego.

Outsourcing księgowości – regulacje prawne

W przypadku międzynarodowych przepisów, najważniejsze regulacje odnoszące się do outsourcingu usług księgowych, zawarte zostały w szczegółowych wytycznych autorstwa Komitetu Bazylejskiego oraz Committee of European Banking Supervisors (przekładając to na język polski, jest to Europejska Komisja Nadzorów Bankowych). Zgodnie z tymi wszystkimi międzynarodowymi regulacjami, w umowie odnoszącej się do outsourcingu usług księgowych, koniecznie zostać zawarty musi zapis regulujący zakres oraz poziom czynności, jakie będą prowadzone przez osobę z zewnątrz. Obowiązkowo w tym przypadku muszą być w najdrobniejszym detalu, przestrzegane prawa klienta – jeśli tak nie będzie, ma on uzasadnione prawo do ubiegania się o dość pokaźne odszkodowanie.

Według Europejskiej Komisji Nadzorów Bankowych, takie elementy firmy jak odpowiedzialność zarządu, odpowiedzialność strategiczna czy kluczowa nie mogą być pod żadnym pretekstem poddawane outsourcingowi. Za zarządzanie ryzykiem, całkowitą odpowiedzialność ponosi zarząd. Europejska Komisja Nadzorów Bankowych zakłada także, że po stronie zarządu leży ostateczna odpowiedzialność za właściwe zarządzanie ryzykiem. Wiąże się to z tym, że za każdą złą decyzję, całkowitą odpowiedzialność ponosi oczywiście zarząd.

Outsouricin jako pojęcie ekonomiczne

Warto jednak mieć pełną świadomość tego, że outsourcing nie stanowi pojęcia prawniczego. Jest to bardziej termin, którego wyjaśnienia szukać należy w ekonomii oraz szeroko pojętym zarządzaniu. Jeśli chodzi o polskie prawo, to niemal każda z umów dotyczących outsourcingu w księgowości, klasyfikowana jest jako umowa nienazywana. W praktyce wygląda to tak, że często pojawia się ona w postaci jednej, lub kombinacji kilku cywilnoprawnych umów nazwanych. Tymi nazwanymi umowami w głównej mierze są: umowa o dzieło, umowa leasingu, umowa najmu oraz umowa zlecenie.

Warto też wiedzieć, że jeżeli prowadzenie ksiąg zostanie powierzone zewnętrznej firmie, przed kierownikiem danej jednostki stoją dwa obowiązki. Pierwszy to konieczność jak najszybszego powiadomienia odpowiedniego Urzędu Skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg. Na wykonanie tego ustawowo kierownik ma 14 dni od dnia wydania takich ksiąg. Drugim obowiązkiem jest zapewnienie dostępu do ksiąg rachunkowych i wszelkich dowodów załączonych do nich, kiedy tylko w miejscu ich prowadzenia, zjawi się kontrola posiadająca odpowiednie uprawnienia. Organ kontrolujący, wedle stosownych przepisów, może wyznaczyć inne miejsce kontroli.